Ondernemend
Overweeg je diverse kantoorartikelen zoals een bureau, bureaustoel, kast en laptop aan te schaffen? Hier lees je wanneer deze kosten zakelijk aftrekbaar zijn voor jou als zzp’er. Aan het begin van je onderneming komt er veel op je af: inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het openen van een zakelijke rekening en wellicht ook het inrichten van een geschikte werkplek thuis. Niemand wil immers lange tijd aan de keukentafel zitten werken. In deze drukke opstartfase worden helaas vaak fouten gemaakt, waarvan de aftrekbaarheid van kantoormeubelen er een is die we jou willen behoeden.
Zelfstandige werkruimte versus normale ruimte
De Belastingdienst hanteert strikte regels met betrekking tot de aftrekbaarheid van kantoormeubelen. Een cruciale regel is dat jouw kantoorruimte zelfstandig moet zijn. Dit betekent dat het kantoor onder andere een eigen ingang moet hebben, sanitaire voorzieningen moet bieden en potentieel verhuurbaar moet zijn aan derden. Als jouw kantoor niet aan deze voorwaarden voldoet, zijn de kantoormeubelen in die ruimte niet aftrekbaar.
Kantoormeubelen en de Belastingdienst
Heb je wel een zelfstandige werkruimte, bijvoorbeeld een apart kantoor aan huis of elders, dan zijn de kantoormeubelen hoogstwaarschijnlijk aftrekbaar. Controleer echter altijd of je voldoet aan de specifieke belastingregels, zoals het vereiste percentage van je inkomsten dat je in die ruimte verdient (30% bij thuiswerken, 70% bij een extern kantoor). Gebruik het hulpmiddel van de Belastingdienst om te bepalen of jouw werkruimte als zelfstandig wordt beschouwd en zo ja, welke kantoormeubelen je zakelijk mag aftrekken.
Aftrekbaarheid voor inkomstenbelasting versus omzetbelasting
Voor de inkomstenbelasting geldt dat huurkosten, energiekosten, schilderwerk, stoffering en inventaris zoals bureaus, stoelen, kasten en lampen niet aftrekbaar zijn als je kantoorruimte niet als zelfstandig wordt beschouwd. Deze inventaris wordt beschouwd als onderdeel van de algemene woninginrichting. Er zijn echter uitzonderingen, zoals een specifieke werktafel voor een architect, die als bedrijfsmiddel wordt beschouwd en wel aftrekbaar is.
Btw-aftrekbaarheid van kantoormeubelen
Voor de btw geldt een andere regelgeving. Kantoormeubelen zijn aftrekbaar als ze bijdragen aan het genereren van btw-belaste omzet. Je moet het zakelijke gebruik van de kantoormeubelen correct administreren, inclusief een correctie voor eventueel privégebruik.
Laptopkosten als zakelijke investering
Een laptop is voor veel ondernemers essentieel en valt niet onder de algemene inrichting van één specifieke ruimte in huis. Daarom mag je de kosten voor een laptop gelukkig wel aftrekken voor zowel de inkomstenbelasting als de omzetbelasting. Voor laptops die meer dan €450 excl. btw kosten, geldt dat je de kosten over minstens vijf jaar moet afschrijven, met een correctie voor privégebruik.
Met deze informatie ben je beter voorbereid om de juiste beslissingen te nemen bij de aanschaf van kantoormeubelen en andere zakelijke benodigdheden voor jouw onderneming.
Tip: Maak eerst een afspraak bij de grootste kantoormeubelspecialist van Nederland, Van Garderen Kantoormeubelen. Vraag daar een offerte en laat jouw boekhouder de besparing uitrekenen. Vermoedelijk bespaar je zo’n 45% door het zakelijk te kopen.
